প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানের কিছু নিয়মনীতি আছে, তেমনি এস এ পরিবহনের পন্য পাঠাতে কি নীতিমালা রয়েছে। এতে করে আপনার পন্য প্রাপকের নিকট খুব ভালভাবে পাঠাতে পারেন। পন্য বুকিং করার সময় গ্রাহজ, ম্যানেজার এবং বুকিং কর্মকর্তাদের জন্য পণ্য বুকিং সতর্কতা নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।
- প্রতিষ্ঠানের নির্দেশনা অনুসায়ী সঠিক চার্জ নির্ধারণফূর্বক পার্শ্বেল বুকিং করতে হবে। ভঙ্গুর, পচনশীল ও সংবেদনশীল বিশেষ্যয়িত পণ্যসমূহ বিশেষ জার্জে বুকিং নিতে হবে। নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে পৌঁছানের নির্দেশনা সম্বলিত অতি জরুরী ডকুমেন্ট ও পার্শ্বেল সমূহ বিশেষ চার্জ যুক্ত করে বুকিং করতে হবে।
- পার্শ্বেল/ ডকুমেন্ট বুকিং এর সময় প্রেরক ও প্রাপকের মোবাইল নাম্বারসহ নাম ঠিকানা স্পষ্টবাবে লিখতে হবে এবং মেমোতে বুকিং অফিসের নাম সম্বলিত সীল থাকতে হবে।
- বুকিংকৃত পার্শ্বেলের গায়ে প্রাপক অফিসের পূর্ণাঙ্গা নাম ও মেমো নাম্বার মেমোর সাথে মিলিয়ে সঠিক ও স্পষ্টভাবে লিখতে হবে।
- হোম ডেলিভারী মালামাল বুকিংয়ের ক্ষেত্রে বুকিং জার্জ ও হোম ডেলিভারী চার্জ আলাদা ইল্লেখ করতে হবে। দূরত্ব ও মালের ধরন ও পরিমান অনুযায়ী হোম ডেলিভারী চার্জ নির্ধারণ পূর্বক বুকিং নিতে হবে।
- প্লাটিক বস্তা/ পলি প্যাকেটের উপরে ছোট স্টিকার লাগিয়ে তার উপর নাম্বার করতে হবে। যাতে পরবর্তীতে নাম্বার মুলে না যায়। এছাড়া সকল পার্শ্বেলের গায়ে সঠিক নিয়মে ডেলিভারী অফিসের নামসহ নির্র্ভল মেমো নাম্বার নিখতে হবে।
- চেক বুকিং পার্শ্বেলের ক্ষেত্রে পার্শ্বেলের ক্ষেত্রে পার্ম্বেলের বর্ণনা মেমোতে উল্লেখপূর্বক সুপারবাইজারকে বুঝিয়ে দিতে হবে।
- কন্ডিমনের মাল বুকিং করার সময় কন্ডিশনের টাকা ও চার্জ থাকলে স্পষ্ট ভাবে উল্লেখ করতে হবে। একইভাবে কুকিং চার্জ ডিউ হলে স্পষ্টভাবে লিখতে হবে। কন্ডিশনের টাকা হেলিভারি অফিসের নাম লিখতে হবে।
- মাছ, মাংস, হিমায়িত পন্য, মধু, তেল, কেমিক্যাল ইত্যাদি তরল পদার্থ অবশ্যই শক্ত সজবুক বক্স/ জারে দিতে হবে এবং গাড়িতে উঠানোর সময় ক্যারেট/ কর্কশীট ব্স/ ড্রাম/ বোতল ঠিক আছে কিনা চেক করে দেখতে হবে। মাঠ বুকিংয়ের ক্ষেত্রে অবশ্যয় কর্কশীটের ভিতর মোটা পলি ব্যবহার করতে হবে। যোতে অন্য কোন মালামাল ভিজে ক্ষতিগ্রস্ত না হয়।
- খুব ঠোট প্যাকেট/ পার্শ্বেল প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত ঝুড়িতে / কিট ব্যাগে দিতে হবে।
- পুরাতন গ্যাস সিলিন্ডার ও পুরাতন ব্যাটারী খালি অবস্থায় বুকিং নিতে হবে, পুরাতন ইঞ্চিন ও গিয়ার বক্সের তেল/ মবিল ফেলে পরিষ্কার করে বুকিং নিতে হবে। তবে িইনটেক নতুন ব্যাটারী, ইনটেক গ্যাস সিলিন্ডার ইত্যাদির কর্ক চেক করে ঝুঁকিমুক্ত অবস্থায় সতর্কতার সহিত বুকিং করা যাবে।
- বুকিং মেমোতে বুকিং চার্জ/ কন্ডিশন ইত্যাদি সংশোধনের প্রয়োজন হলে অবশ্যই ম্যানেজারকে অবহিত করতে হবে।
- ঘড়ি, মোবাইল, ল্যাপটপ, ক্যোমেরা, চুল ইত্যাদি মূল্যবান জিনিস সুপারভাইজারকে হাত হাতে বুঝাইয়া দিতে হবে।
- কোন পণ্য ওজনে কম কিন্তু আয়তনে খুব বড় হলে ওজনের সাথে বিশেষ চার্জ যোগ করে বুকিং করতে হবে।
- ভুল যাওয়া মাল লাল ফিতা বেঁধে ফেরত পাঠাতে হবে এবং তাক্ষনিক প্রধান কার্যালয়ে ও গন্তব্য অফিসকে অবহিক করতে হবে। প্রতি সপ্তাহে গোডাউন মিলিয়ে প্রধান কার্যালয়ে রিপোর্ট পাঠাতে হবে।
- বুকিং ও ডেলিভারীর সময় সম্মনিক গ্রাহকদের সাথেসৌহার্দ্যপূর্ণ ও সম্মানজনক আচার-আচরণ বজায় রাখতে হবে।
- সরকার কর্তৃক জ্বালানী তেল ও পরিবহন সংশ্লিষ্ট দ্রব্যসামগ্রীর মূল বৃদ্ধির ফলে ব্যায়বার বেড়ে গেলে সেক্ষেত্রে ব্যায়ের সাথে সংগতির রেখে বর্ধিত চার্জে বুকিং নিতে হবে। প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তাগণ প্রতি তিন মাস পর পর বুকিংয় চোর্জ পর্যালোচনা পূর্বক প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবেন।
